إدارة الوقت: أهم النصائح لتنظيم حياتك في عام 2021

يمكن أن تبدو الحياة أحيانا وكأنها سباق مع الزمن. العمل والأسرة والهوايات ، هذه كلها أشياء يجب أن تكون متوازنة بعناية وقد تصبح أحيانا مربكة.

الإدارة الفعالة للوقت هي إحدى الطرق لتخفيف بعض ضغوط الحياة اليومية.

لمساعدتك في ذلك ، كتبنا هذا المقال لنقدم لك النصائح والحيل حول كيفية التنظيم في عام 2021.

ما هي إدارة الوقت؟

تشير إدارة الوقت إلى ممارسة التخطيط والتحكم بوعي في مقدار الوقت الذي يقضيه في مهمة محددة. في أغلب الأحيان ، سيكون الهدف هو زيادة الإنتاجية أو الكفاءة. يستلزم التوفيق بين المهام المختلفة المتعلقة بالحياة والعمل والهوايات و / أو الاهتمامات و / أو الأسرة من أجل الاستفادة القصوى من الوقت. 

إن الاستفادة المثلى من الوقت ستمكن الشخص من اختيار كيفية إدارة أنشطته المختلفة ومقدار الوقت الذي يرغب في قضاءه في كل نشاط. هناك أشياء مختلفة يمكن للمرء القيام بها أو استخدامها من أجل إدارة الوقت بشكل فعال والوصول إلى الأهداف أو إنجاز المشاريع والمهام المهمة التي لها تاريخ استحقاق محدد.

في البداية ، كانت إدارة الوقت تستخدم فقط في بيئة العمل أو الأعمال التجارية. ومع ذلك ، فقد تطور المصطلح الان ليشمل الحياة وأنشطتها بشكل عام. نظام إدارة الوقت الذي يجمع بين جميع الأدوات والأساليب والتقنيات المختلفة المستخدمة لإدارة الوقت بشكل فعال.

في أغلب الأحيان ، تعد الإدارة الجيدة للوقت أمرا بالغ الأهمية لإدارة المشروع ، حيث ستحدد فعاليتها ما إذا كان المشروع قد انتهى بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. ومع ذلك ، يجب على المرء أن يضع في اعتباره أنه يمكن أن تكون هناك اختلافات هيكلية وتقنية في إدارة الوقت تتأثر بالمفاهيم الثقافية المختلفة للوقت.

بشكل عام ، يمكن أن تساعدك الإدارة الفعالة للوقت على العمل بذكاء دون الحاجة إلى العمل بجدية أكبر. ستكون قادرا على القيام بالمزيد باستخدام وقت أقل ، حتى لو لم يكن لديك الكثير بالفعل وكنت تعمل تحت ضغط مرتفع. يمكن أن تؤدي إدارة الوقت السيئ إلى زيادة التوتر وانخفاض الفعالية.

أهمية إدارة الوقت

سواء أكنت تعطي قيمة نقدية للوقت أم لا ، فإن الوقت لا يقدر بثمن بالنسبة لمعظمنا. ينتهي الأمر بالعديد من الأشخاص الذين يضيعون الوقت في القلق بشأن ضالة الوقت المتاح لهم. هناك العديد من الطرق للتعامل مع إدارة الوقت.

يمكنك تنظيم وقتك باستخدام التطبيقات ، وتغيير وقت نومك ، وكتابة قوائم المهام ، ...

ومع ذلك ، إذا لم تكن متأكدا من سبب أهمية إدارة الوقت في المقام الأول ، فلن يساعدك القيام بكل هذا بالضرورة. إذا لم يكن لديك الدافع لاستخدام هذه ، فمن المحتمل أنك لن تفعل ذلك.

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى التراجع وإلقاء نظرة على الصورة الأوسع. افهم سبب أهمية إدارة وقتك وما يمكن أن تكسبه منه.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إدارة الوقت أمرا حيويا للغاية:

الوقت ليس بلا حدود

بغض النظر عن الطريقة التي تقرر بها تخصيص وقتك ، فلن يكون هناك سوى 24 ساعة في اليوم الواحد. بالطبع ، هذا ينطبق على الجميع. ينطبق هذا على زملائك الذين يبدو أنهم ينجزون ضعف ما تنجزه بالإضافة إلى زملائك الاخرين الذين يبدو أنهم يديرون نصف ما تفعله فقط. إن إدراك أهمية الإدارة الفعالة للوقت سيسهل عليك إنجاز مهامك والارتقاء في الرتب.

يمكنك فعل المزيد بجهد أقل

عندما تكون قادرا على التحكم في كيفية قضاء وقتك ، فإنك تزيد أيضا من قدرتك على التركيز. بالطبع ، مع زيادة التركيز بشكل عام ، تأتي أيضا كفاءة أكبر ، لأنك لا تفقد الزخم. ستبدأ بسرعة في إنجاز مهامك بشكل أسرع وسيبدو أن يوم عملك يمر بسرعة.

قدرة أفضل على اتخاذ القرارات

سواء كان تكتيكك يعتمد على تقسيم يومك إلى أجزاء أو كنت تفضل كتابة قوائم المهام ، فسوف تكتشف قريبا أن إحدى النتائج الإيجابية لإدارة وقتك بفعالية هي أنك ستكون قادرا على اتخاذ قرارات أفضل.

عندما تشعر أنه ليس لديك ما يكفي من الوقت وعليك اتخاذ قرارات ، فمن المرجح أن تتخذ قرارات متسرعة وتقفز إلى الاستنتاجات ، في إطار التفكير في الخيارات الممكنة المختلفة. لا بد أن يؤدي هذا السياق إلى اتخاذ قرارات سيئة. 

من خلال إدارة وقتك بشكل فعال ، ستتمكن من التخلص من بعض الضغوط المرتبطة بالشعور بعدم وجود وقت كاف. ستشعر بمزيد من التحكم والهدوء.

عندما يتعين عليك اتخاذ قرارات والنظر في الخيارات المختلفة المتاحة لك ، فستتمكن من القيام بذلك بعناية وبأخذ في الاعتبار. إذا تمكنت من القيام بذلك ، فستقل احتمالية اتخاذ القرار الخاطئ.

اجعل حياتك المهنية أكثر نجاحا

الإدارة الفعالة للوقت هي مفتاح الحياة المهنية الناجحة. بدلا من مجرد السير مع التيار ، ستكون قادرا بالفعل على التحكم في حياتك. عندما تبدأ في تحقيق المزيد كل يوم ، واتخاذ قرارات أفضل والشعور بالهدوء ، سيلاحظ الناس ذلك.

هذا يعني أن الاخرين ، بما في ذلك كبار الموظفين ، سيثقون بك لإنجاز الأمور. ستجعل هذه الرؤية المتزايدة فرصا للتقدم الوظيفي أكثر وضوحا.

فرص التعلم في كل مكان

وغني عن القول أنه كلما تعلمت أكثر ، زادت قيمتك في نظر صاحب العمل. فرص التعلم موجودة في كل مكان إذا توقفت بالفعل واستفدت منها. عند إدارة وقتك بشكل فعال ، يكون لديك أيضا المزيد من الوقت للقيام بذلك.

على سبيل المثال ، يمكنك دعم فريق اخر في مشروع عملوا عليه أو التطوع في أحد أحداث الشركة. يمكنك أن تتعلم الكثير حتى بمجرد قضاء بعض الوقت مع أشخاص خارج قسمك.

كلما زادت معرفتك بمجال عملك والشركة التي تعمل بها ، زادت احتمالية ترك انطباع إيجابي لدى الأشخاص في أعلى السلم.

ضغط اقل

عندما لا تكون مسيطرا على وقتك ، يمكنك بسهولة أن تبدأ في الشعور بالإرهاق والاندفاع. بمجرد وجود هذا الشعور ، يصبح من الصعب معرفة مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهام المختلفة لإكمالها. بمجرد معرفة كيفية إدارة وقتك بشكل فعال ، لن تجد نفسك في مثل هذا المستوى من التوتر.

علاوة على أن هذا أفضل لصحتك ، سيكون لديك منظور أوضح عن مقدار الوقت الذي تحتاجه لأشياء مختلفة. ستكون أكثر قدرة على تقدير الوقت اللازم للمهام المختلفة وستشعر بمزيد من الثقة بشأن الالتزام بالمواعيد النهائية.

وقت الفراغ أمر حيوي

كل شخص يحتاج إلى بعض الوقت للاسترخاء والاسترخاء. ومع ذلك ، لا يحصل الكثير منا على ما يكفي منه. الحياة ، الأسرة ، العمل ، هناك دائما شيء يعيق الطريق وقد يكون من الصعب للغاية حتى العثور على 10 دقائق من وقت الفراغ. يمكن أن تساعدك إدارة وقتك بشكل فعال في ذلك.

عندما تكون مشغولا ، فإنك تحقق المزيد من الأشياء في وقت أقل. كل الوقت الذي توفره على مدار اليوم من خلال التفكير في كيفية تخصيص وقتك يزيد. يمكنك بعد ذلك قضاء هذا الوقت في الاسترخاء والاسترخاء في نهاية يوم مثمر.

الانضباط الذاتي مهم

الإدارة الفعالة للوقت لا تترك مساحة للتسويف. وكلما أصبحت أكثر فاعلية في إدارة وقتك ، أصبح من الأسهل ضبط نفسك وتجنب المماطلة.

سيكون لهذا تأثير في مجالات أخرى من حياتك حيث تفتقر إلى الانضباط الذاتي حيث لم تتمكن من تحقيق أهدافك بسبب نقص الانضباط.

الدورة الإيجابية للإدارة الفعالة للوقت

إدارة الوقت لها تأثير بعيد المدى. سيسمح لك القيام بذلك بشكل فعال بإنجاز المزيد في وقت أقل. سيكون لديك المزيد من وقت الفراغ للتعلم والاسترخاء والتركيز ، مما يؤدي إلى نجاح أكبر ، سواء في مكان العمل أو في الحياة بشكل عام.

الإدارة الجيدة للوقت لها تأثير الدومينو. كل ما عليك فعله هو بدء الدورة.

ما هي مصفوفة الأولوية؟

من أجل تنفيذ أي مشروع بنجاح ، فإن التنفيذ الممتاز لا يقل أهمية عن وجود أفكار جيدة. إن المفهوم الجيد أو الأدوات الجيدة أو الفريق الأعلى ليس كل ما يهم. من أجل تحقيق النجاح ، فإن التنفيذ الجيد أمر بالغ الأهمية أيضا. من خلال تحديد الأهداف والوفاء بالمواعيد النهائية ، ستكون قادرا بشكل أفضل على إكمال مشاريعك في الوقت المحدد ، وتلبية التوقعات بل والتفوق عليها.

ومع ذلك، وهذا هو أسهل من القيام به. سوف تحتاج إلى أن تكون منضبطا. تحديد الأولويات هو أحد أهم العناصر عند تنفيذ أي نوع من المشاريع.

يعتمد اختيار ما يجب تحديده حسب الأولوية وما لا يجب على مجموعة من العوامل مثل الإلحاح ، والأهمية ، والطاقة المطلوبة ، وضرورة المهام الأخرى ، ومقدار التكلفة ، ... إحدى أكثر الأدوات فائدة عند الموازنة بين هذه العوامل المختلفة مقابل بعضها البعض وتحديد ما يجب فعله أولا هو مصفوفة الأولوية.

من خلال تحديد أولوياتك بوضوح ، يمكن أن يساعدك بناء مصفوفة الأولويات على زيادة إنتاجيتك وتنفيذ مشاريعك بشكل أفضل.

تستند مصفوفة الأولويات إلى أربعة أرباع لإدارة الوقت ، وقد تم تطويرها بواسطة ستيفن كوفي ، وهو رائد أعمال مشهور. يهدف إلى تقسيم المهام إلى بعدين: الأهمية والإلحاح.

يشير الربع الأول إلى المكاسب السريعة ، والتي تعتبر مهمة وملحة لإكمالها. يجب عليك إكمال هذه المهام أولا.

الربع الثاني للمشاريع الكبرى. هذه لها مواعيد نهائية واضحة وهي مهمة ولكنها ليست عاجلة. مع هذه ، يجب أن تحدد حدا زمنيا أو نقطة تفتيش في جدولك الزمني حتى لا تنساها وتعمل عليها عندما يحين الوقت.

الربع الثالث مخصص لملء الوظائف. هذه المهام ليست بنفس الأهمية ، لذا يمكن تفويضها أو تقليل أولوياتها.

يشير الربع الأخير إلى المهام الناقدة للجميل ، والتي ليست مهمة ولا عاجلة. حيثما أمكن ، يجب أن تتجنب دمج هذه المهام في جدولك المزدحم بالفعل حتى لا تستغرق وقتا بعيدا عن المهام الأكثر أهمية وإلحاحا.

في أغلب الأحيان ، سيكون عليك التوفيق بين مجموعة من المهام عبر الأرباع الأربعة. ومع ذلك ، إذا كان لديك فهم جيد لكيفية إدارة كل مهمة وأي مهمة تحددها حسب الأولوية ، فستتمكن من إدارة وقتك وفرصك بشكل أفضل.

كيف تصنع مصفوفة أولوياتك

بمجرد أن تتعرف على كيفية عمل مصفوفة الأولوية ، يمكنك البدء في بناء مصفوفة خاصة بك. فيما يلي الخطوات الثلاث التي يجب عليك اتباعها من أجل بناء مصفوفة أولويات فعالة:

قم بعمل قائمة: اكتب جميع مشاريعك الحالية وأولوياتك وأهدافك ، سواء كانت مشاريع جارية أو مهام يومية أو المزيد من المبادرات طويلة الأجل.

رتبهم: من واحد إلى عشرة ، رتب كل هذه العناصر بناء على تأثيرها على عملك وعلى الأعمال التجارية الأوسع. يجب عليك أيضا التفكير في المقدار الذي سيتطلبه كل عنصر.

رسمها: بمجرد غربلة كل هذه العناصر في قائمتك وتصنيفها ، ستتمكن من وضع كل عنصر في ربع مصفوفة أولوياتك ومعرفة ما يجب القيام به أولا ، أو التفويض ، أو عدم الأولوية.

أفضل النصائح لتطوير مهاراتك في إدارة الوقت

وفقا لإيما دونالدسون-فيلدر ، أخصائية علم النفس المهني المعتمد ، "الهدف من إدارة الوقت الجيدة هو تحقيق التوازن في نمط الحياة الذي تريده". 

فيما يلي بعض أفضل النصائح لإدارة الوقت لمساعدتك على تخفيف التوتر واكتساب الشعور بالسيطرة:

اكتشف أهدافك

فكر في أولوياتك وما تريد تحقيقه. بمجرد معرفة ذلك ، سيصبح هو ما يرشدك وسيوجهك إلى كيفية إدارة وقتك.

بمجرد أن يكون لديك منظور واضح لما تريد تحقيقه ، ستكون قادرا بشكل أفضل على تحديد بعض الأهداف قصيرة ومتوسطة المدى. سيساعدك هذا على التخطيط المسبق والتركيز بشكل أفضل على الأشياء التي ستقودك إلى تحقيق أهدافك طويلة المدى.

اكتب قائمة

تعد كتابة قوائم المهام طريقة رائعة لتنظيم نفسك. اكتشف ما هو الأفضل بالنسبة لك. يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بقائمة واحدة على تنظيم جميع مهامك وترتيب الأولويات دون أن تفقد مسار كل ما عليك القيام به.

ركز على النتائج

تعني إدارة وقتك بفاعلية في بيئة العمل إنتاج عمل عالي الجودة وليس بكميات كبيرة. من الأفضل التركيز على النتائج بدلا من كل ما عليك القيام به.

ليس لأنك تقضي المزيد من الوقت في مهمة ستصبح أفضل بالضرورة. إن البقاء لوقت متأخر بعد العمل أو العمل خلال استراحة الغداء لن يؤدي بالضرورة إلى الحصول على النتائج التي تحتاجها وقد لا يكون أفضل استخدام لوقتك.

بناء مصفوفة أولويات

قم ببناء مصفوفة أولويات حتى تتمكن من معرفة المهام التي تحتاج إلى إكمالها أولا والمهام التي يمكنك تركها لوقت لاحق. تأكد من مراقبة المهام المهمة ولكنها ليست عاجلة ، حتى لا تصبح عاجلة ومهمة.

قد يكون الاضطرار إلى التعامل مع الكثير من المهام العاجلة والمهمة أمرا مرهقا ، لذا حاول التأكد من عدم وجود الكثير منها يتراكم.

تعلم أن أقول لا

سواء كان ذلك في الحياة أو في العمل ، من المهم وضع حدود لتحقيق التوازن. قد يكون من المغري أحيانا أن تقول نعم لكل شيء ولكل شخص.

ومع ذلك ، هذا ليس عمليا جدا. إذا كنت واثقا من أنك قد خصصت الوقت المناسب لمهامك المختلفة ، فيجب أن تكون قادرا على إخبار الاخرين أنه ليس لديك الوقت. لا تنس أنك لست وحدك. سيؤدي طلب المساعدة من الزملاء في بعض المهام أيضا إلى رفع بعض العبء عنك.

استعد مبكرا

إذا بدأت مبكرا وقبل وقت كاف من المواعيد النهائية ، فستتمكن من تنظيم وقتك جيدا بما يكفي بحيث لا تحتاج إلى القلق بشأن جميع مهامك الأخرى.

على سبيل المثال ، يعني البدء في الصباح الباكر أنه يمكنك تحقيق أقصى استفادة من فترة الهدوء قبل أن يبدأ باقي زملائك في التركيز على مهامك والحصول على السبق في المهام.

يمكن أن تظهر مهام جديدة وعاجلة وغير متوقعة في أي وقت ، لذا إذا كنت قد بدأت يومك مبكرا ، فستكون قادرا بشكل أفضل على الوفاء بها والتكيف دون فقدان المواعيد النهائية الخاصة بك.

كن واقعيا

يمارس الكثيرون ضغوطا غير ضرورية على أنفسهم عندما يتعلق الأمر بالالتزام بالمواعيد النهائية. الأشخاص الأكثر فاعلية في إدارة الوقت هم أولئك الذين يفهمون أن المضايقات يمكن أن تظهر في أي وقت وأن الأشياء يمكن أن تستغرق في كثير من الأحيان وقتا أطول مما كان متوقعا.

من أجل الحفاظ على التركيز على المهمة الحالية ، من المهم أخذ فترات راحة منتظمة والتخلي عن المسؤوليات من حين لاخر. استخدم وقت فراغك للتحدث مع زملائك حول التحديات التي تواجهها والعودة للعمل بعقل واضح ومركز.

مصدر المقال